Có thể nói rằng giải pháp số hóa tài liệu đã thực sự trở thành vấn đề cấp bách hàng đầu không thể thiếu đối với các tổ chức doanh nghiệp vì nó tạo ra sự khác biệt về tốc độ và tư duy vượt trội.
Tại sao doanh nghiệp cần phải số hóa tài liệu
Việc lưu trữ tài liệu dạng bản cứng sẽ gặp phải một số những rủi ro như bị thất lạc tại liệu, sẽ tốn rất nhiều thời gian để tìm kiếm nếu như chúng không được lưu trữ đúng chỗ và khóa học, mặt khác không gian để kê những chiếc tủ lưu trữ các hồ sơ giấy tờ làm cho văn phòng thêm chật trội. Trong khi đó, tài liệu giấy mà các tổ chức và doanh nghiệp phải xử lý đã tăng gấp 10 lần trong năm năm qua, và sự gia tăng này đã làm cho chi phí quản lý ngày càng tăng cao hơn.
Hợp lý hóa các quy trình kinh doanh và tăng hiệu suất công việc luôn là những mối quan tâm hàng đầu của các tổ chức và doanh nghiệp, nhất là khi tình hình kinh tế đang gặp nhiều khó khăn. Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu và sổ sách là một trong những giải pháp giúp các tổ chức và doanh nghiệp có thể tăng hiệu suất và giảm chi phí.
Hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số là những ứng dụng phần mềm quản lý các tài liệu giấy và hồ sơ điện tử.“Cơn bão giấy” đã thực sự “ tấn công” không gian làm việc của bạn bằng cách “bành trướng” khu vực lưu trữ tài liệu, khiến cho văn phòng trở lên bề bộn, dẫn đến công việc lưu trữ, quản lý,tìm kiếm thông tin trở nên khó khăn, mất nhiều thời gian ảnh hưởng trực tiếp đến việc ra quyết định của nhà quản trị, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, tăng chi phí, giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.
Do đó giải pháp số hóa ra đời giúp bạn làm chủ thông tin, nâng cao lợi nhuận, giảm chi phí và xóa bỏ mọi rủi ro về an toàn thông tin.Một hệ thống số hóa tốt cần có khả năng chuyển đổi nhanh chóng một khối lượng lớn tài liệu giấy sang các tài liệu số trong một thời gian ngắn. Sau khi được số hóa, các thông tin trên tài liệu trở nên hiện hữu bởi các hệ thống khai thác thông tin và sẵn sàng để phục vụ các nhân viên của tổ chức.
Mô hình tổng quan của hệ thống giải pháp số hóa tài liệu
Giải pháp số hóa tài liệu tổng thể là sự kết hợp thông minh giữa hệ thống máy quét, hệ thống lập chỉ mục, tách bộ và hệ thống quản lý khai thác tài liệu (mà hiện nay thông dụng là giải pháp quản lý tài liệu Archive Smart) sẽ giúp doanh nghiệp của bạn:
– Làm chủ được khối lượng lớn thông tin.– Tiết kiệm không gian lưu trữ do văn bản được chuyển từ dạng giấy sang những dạng lưu trữ khác như JPEG, TIFF, PDF, Searchable PDF thuận tiện trong quá trình quản lý, khai thác thông tin. Đặc biệt cho bản quét có chất lượng tốt hơn ban đầu.
– Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn– Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu
– Có thể chỉnh sửa thông tin một cách dễ dàng trên bản quét.
– Tự động lập chỉ mục làm cho quá trình truy xuất thông tin của người sử dụng trở nên nhanh chóng và dễ dàng.
– Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.
– Tổng chi phí vận hành và quản lý thấp
– Nâng cao tính bảo mật thông tin về quá trình xử lý công việc của người sử dụng và bảo vệ nguyên vẹn dữ liệu. Để làm được điều đó bạn nên bắt đầu với việc xác định mục tiêu mà doanh nghiệp của bạn muốn đạt được. Giải pháp tối ưu lúc này là thay đổi những biện pháp lưu trữ văn bản truyền thống sang lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và chi phí.
Về vấn đề này, Công ty TNHH Chuyển đổi số toàn cầu cũng khuyến cáo rằng, vì thị trường số hóa tài liệu hiện là một lĩnh vực mới nên các doanh nghiệp cần đánh giá, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, có khả năng cung cấp giải pháp số hóa một cách tổng thể chứ không đơn thuần dừng lại ở việc cung cấp các máy scan tài liệu đồng thời khách hàng cũng cần hiểu rõ nhu cầu để có sự lựa chọn phù hợp.
Quy trình quản lý tài liệu số bắt đầu bằng việc chuyển đổi các tài liệu giấy và sổ sách sang những hồ sơ điện tử có thể lưu trữ dưới dạng file mềm. Một tài liệu giấy được quét vào máy quét (scan) rồi chuyển thành file ảnh. Sau đó phần mềm sẽ chuyển file đó thành file mềm giống nguyên dạng ban đầu và có thể lưu trữ theo ý của người sử dụng. Khi cần, chỉ việc gõ từ khóa cần tìm.Việc chuyển đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu số giúp loại bỏ những khó khăn trong việc tìm hồ sơ lưu trữ. Với hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số có thể quản lý hàng triệu tài liệu và truy tìm chính xác trong vài giây, giảm các chi phí hoạt động nhờ không phải bảo lưu hồ sơ giấy.
Tận dụng lợi thế của công nghệ là một bước quan trọng để năng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Như vậy, trong khi văn phòng không giấy đang là niềm mơ ước thì việc từng bước lọai bỏ giấy ra các quy trình hoạt động để tạo ra một môi trường kinh doanh năng động là một công việc xác thực và cần thiết nhất.
GDT COMPANY là công ty hàng đầu cung cấp giải pháp số hóa tài liệu đã được nhiều đơn vị tổ chức sử dụng. Hầu hết các khách hàng đều cảm thấy hài lòng với giải pháp mà chúng tôi mang lại . Vì nó giúp cho nâng cao hiệu suất công việc có thể tìm kiếm tức thời ngay khi bạn gõ, chẳng khác Google trong nội bộ doanh nghiệp, cùng với công nghệ dữ liệu hướng đối tượng và hình thành mô hình thông tin phi cấu trúc, giúp mọi loại hình doanh nghiệp áp dụng cho công việc của mình dễ dàng, mềm dẻo. Quản lý chặt chẽ, cùng phù hợp tiêu chuẩn ISO 27001:2013 trong quản lý an toàn thông tin, giúp các thông tin của doanh nghiệp luôn an toàn, bảo mật tuyệt đối.
